Le règlement intérieur - Jumelage de la Tour

Règlement Intérieur

Approuvé par l’Assemblée Générale du 17/09/2021

Statuts de Référence et Modifications

1. Le Règlement Intérieur est rédigé en application des articles 7a et 7d des statuts approuvés par l’Assemblée Générale Extraordinaire du 17 Septembre 2021.
2. Le Règlement Intérieur est modifiable par un Conseil d’Administration et approuvé par l’Assemblée Générale suivante.
3. Les modifications peuvent être portées à la connaissance des Membres par moyens électroniques.

Assemblée Générale
1. Convocation à l’Assemblée Générale
  1. La date et l’ordre du jour des Assemblées Générales sont fixés par le Conseil d’Administration. Ils ne peuvent être modifiés après l’envoi des convocations.
  2. Les convocations sont adressées individuellement à tous les Membres. Ces convocations peuvent se faire par télétransmission aux Membres qui disposent d’une adresse électronique. Les documents relatifs à l’Assemblée Générale sont envoyés par courrier aux Membres ne disposant pas d’adresse électronique. Sauf exception autorisée par le Président, les Non-Membres ne sont pas autorisés à assister à l’Assemblée Générale. En tout état de cause, les Non-Membres ne peuvent pas prendre part aux votes.
  3. Les convocations sont envoyées au moins quinze jours francs avant la date prévue. A la convocation sont joints l’ordre du jour, le rapport d’activité, le rapport financier, le texte des résolutions, et, le cas échéant, la présentation des candidats aux postes d’Administrateurs ainsi que tout document nécessaire à la bonne information des Membres.
2. Déroulement de l’Assemblée Générale
  1. Chaque participant signe la feuille de présence en entrant. La feuille de présence permet de déterminer le quorum.
  2. Il est désigné deux scrutateurs ainsi qu’un secrétaire de séance. Faute de volontaires, ils seront désignés par le Président parmi les membres du Bureau.
  3. Le Président constate (ou non) que le quorum est atteint pour que l’Assemblée Générale se tienne valablement (ou pas). Pour mémoire, les statuts précisent que le quorum est de 50% des Membres pour une AGO et de 2/3 pour une AGE pour une première convocation.
  4. Suite à un constat de carence lors d’une Assemblée Générale, il n’existe plus de quorum pour les AGO et AGE convoquées une deuxième fois avec le même ordre du jour.
  5. Le Président lit l’ordre du jour et donne, le cas échéant, la liste finale des personnes qui ont fait acte de candidature au Conseil (incluant les candidatures reçues après l’envoi de la convocation).
  6. Les candidats au Conseil d’Administrations doivent se présenter.
  7. L’Assemblée ne peut délibérer que sur les questions mises à l’ordre du jour. Les questions diverses ne peuvent faire l’objet d’un vote consigné dans le procès-verbal.
  8. Toute question écrite signée par un quart des Membres au moins et transmise au Président un mois avant la date de l’Assemblée Générale est obligatoirement portée à l’ordre du jour.
  9. Le vote pour l’élection des Administrateurs doit se faire à bulletins secrets lorsque le nombre de candidats dépasse le nombre de poste à pourvoir ou si un quart des participants à l’Assemblée Générale le demande. Sinon, le vote se fait à main levée.
  10. Il est dressé un Procès-Verbal par le secrétaire de séance. Il doit être signé au moins par le Président et par le Secrétaire. Les feuilles de présences, les rapports et autres documents utilisés seront joints au Procès-Verbal.
  11. Les documents sont archivés sous la responsabilité du Secrétaire.

Conseil d’Administration
1. Tout Membre peut être candidat au poste d’Administrateur.
2. La durée du mandat d’un Administrateur est de trois ans renouvelables. Le mandat commence à la fin de l’Assemblée Générale Ordinaire qui l’a élu jusqu’à la fin de l’Assemblée Générale Ordinaire qui approuvera les comptes du troisième exercice.
3. Les candidats au Conseil d’Administration doivent faire acte de candidature par écrit adressé au Président au plus tard huit jours après envoi de la convocation, en précisant leurs motivations.
4. La délibération du Conseil est prise à la majorité simple des Membres présents ou représentés. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante. Un Administrateur absent peut se faire représenter par un autre Administrateur. Chaque Administrateur ne peut détenir plus de deux pouvoirs en sus du sien.
5. Un Administrateur souhaitant démissionner doit remettre au Président un courrier en main-propre indiquant sa décision. Il n’est pas tenu de justifier sa décision. La démission du Président est reçue par un Vice-Président, à défaut par l’Administrateur doyen d’âge et entraînerait la convocation immédiate d’une réunion extraordinaire du Conseil. Tout Administrateur, à l’exception de ceux désignés par le Conseil Municipal, absent physiquement (sauf cas de force majeure) à trois Conseils d’Administration consécutifs pourra être considéré par le Conseil comme démissionnaire de son mandat. Ce dernier sera alors considéré comme vacant.

1. En cas de vacance de la totalité des postes du Conseil, une Assemblée Générale ordinaire est convoquée par un Membre de l’association avec pour seul ordre du jour l’élection des nouveaux Membres du Conseil.
2. Lorsqu’un mandat est vacant, le Conseil d’Administration peut :

– conserver le mandat vacant et attendre une prochaine Assemblée Générale

– procéder à la nomination d’un nouvel Administrateur par cooptation. Dans ce cas, cette cooptation est approuvée par l’Assemblée Générale Ordinaire suivante. Cet Administrateur prend la suite de l’ancien Administrateur pour ce qui reste de la durée de son mandat.

1. La convocation du Conseil d’Administration est adressée autant que possible quinze jours à l’avance. Elle indique l’ordre du jour établi par le Président après consultation des Administrateurs. En cas d’urgence, le Conseil peut être convoqué sans délai.
2. Le Conseil d’Administration établit un budget prévisionnel pour l’année à venir, basé sur une proposition de cotisation annuelle, et ce budget prévisionnel est approuvé par l’Assemblée Générale Ordinaire qui approuve également les comptes de l’exercice clos.
3. Une question à régler par le Conseil, peut être l’objet d’une consultation écrite. Les réponses sont alors examinées par le Bureau.
4. Le Procès-Verbal du Conseil rédigé par le Secrétaire est envoyé aux Membres du Conseil sous quinzaine. Tout désaccord doit être notifié par écrit au Président par retour du courrier. Tous les documents utilisés au cours du Conseil sont joints au Procès-Verbal.
5. Le Procès-Verbal est signé par le Président et le Secrétaire. Les documents sont archivés sous la responsabilité du Secrétaire.

Bureau
1. Le Bureau est convoqué par le Président. Il en fixe l’ordre du jour. La convocation avec l’ordre du jour doit parvenir aux Membres au moins huit jours avant la séance. L’ordre du jour peut être complété en séance. Le bureau peut se réunir autant de fois que nécessaire.
2. Un membre du Bureau peut se faire représenter par un autre membre du Bureau. Dans ce cas, il doit en informer par écrit le Président et les autres Membres du Bureau. Un membre du Bureau ne peut disposer que d’un mandat.
3. Le Bureau, sur proposition du Président, peut inviter toute personne utile au débat mais sans droit de vote.
4. Le Procès-Verbal du Bureau, rédigé par le Secrétaire, est envoyé aux membres du Bureau sous quinzaine. Tout désaccord doit être notifié au Secrétaire et au Président par retour du courrier. Le Procès-Verbal est définitivement approuvé par le Bureau d’après. Tous les documents utilisés au cours du Bureau sont joints au procès-verbal.
5. Le Procès-Verbal est signé par le Président et le Secrétaire. Les documents sont archivés sous la responsabilité du Secrétaire.
6. Le bureau décide des activités organisées dans le respect des orientations approuvées par l’Assemblée Générale et le Conseil. Les activités sont réservées aux Membres de l’association. A titre exceptionnel et sous certaines conditions déterminées par le Bureau, certaines activités (par ex : conférence, …) peuvent être ouvertes aux non-membres.

Gestion des informations
1. Le bulletin d’adhésion ne peut contenir que les informations nécessaires à une bonne communication interne à l’Association.
2. Ces informations pourront être consignées dans un fichier bureautique. L’association s’interdit toute exploitation commerciale de ces informations et toute divulgation à l’exception de la Municipalité dans le cadre de ses prérogatives.
3. Les documents et leurs durées d’archivage suivent les recommandations de la direction de l’information légale et administrative relevant du premier ministre. Le lieu et les supports sont définis par le bureau.

Fait à La Tour de Salvagny le 17 septembre 2021 en trois exemplaires :

Un pour les archives de l’association

Un pour le Président

Un pour le Secrétaire